Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 28 avril 2026
Dernière mise à jour : 28 avril 2026

1. Introduction

EMAK Telecom Inc. (« EMAK Telecom », « nous », « notre » ou « nos ») est un fournisseur canadien de services SaaS interentreprises (B2B) de communication par voix sur protocole Internet (VoIP). Nous nous engageons à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux lois canadiennes applicables en matière de protection de la vie privée.

La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre de notre plateforme et de nos services.

2. Portée

La présente politique s’applique :

Aux clients d’affaires (« Clients ») qui s’abonnent à notre plateforme VoIP.
Aux utilisateurs finaux autorisés des comptes de nos Clients (« Utilisateurs finaux »).
Aux visiteurs de notre site Web et de nos canaux de marketing.
Aux personnes dont les renseignements personnels peuvent être recueillis dans le cadre de communications VoIP traitées sur notre plateforme (par exemple, les participants à un appel).

EMAK Telecom agit à titre de fournisseur de services (sous-traitant) à l’égard des données d’appel pour le compte de ses Clients. Il incombe à nos Clients d’obtenir tout consentement requis auprès de leurs propres utilisateurs finaux et des participants aux appels.

3. Renseignements que nous recueillons

3.1 Renseignements relatifs au compte et à l’entreprise

Nom de l’organisation cliente, adresse de facturation et coordonnées professionnelles.
Noms d’utilisateur autorisés, adresses courriel, numéros de téléphone et attributions de rôles.
Renseignements de facturation et de paiement (traités par des prestataires de paiement tiers).

3.2 Registres détaillés des appels (CDR) et métadonnées

Numéros d’origine et de destination des appels.
Date, heure, durée et statut des appels.
Historique d’accès et activité de connexion (horodatages, adresses IP, renseignements sur l’appareil et le navigateur).

3.3 Enregistrements d’appels (option facultative)

Enregistrements audio des appels, recueillis uniquement lorsque le Client active la fonction d’enregistrement dans les paramètres de son compte.
Il incombe exclusivement aux Clients d’informer les participants à l’appel de tout enregistrement et d’obtenir leur consentement lorsque la loi l’exige.

3.4 Données traitées par intelligence artificielle

Transcriptions d’appels, résumés, analyses de sentiments et autres renseignements générés par intelligence artificielle à partir des enregistrements d’appels ou des métadonnées, lorsque ces fonctions sont activées par le Client.
Les résultats produits par intelligence artificielle sont générés à partir des données du Client et bénéficient du même niveau de confidentialité et de protection que les données sources.

3.5 Données techniques et d’utilisation

Données analytiques d’utilisation de la plateforme (par exemple, utilisation des fonctionnalités, durée des sessions).
Journaux d’erreurs et diagnostics de performance.

4. Comment nous utilisons les renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes :

Prestation des services : approvisionnement, exploitation et maintenance des services VoIP pour nos Clients.
Traitement des appels : acheminement, établissement et journalisation des appels; production des registres détaillés d’appels.
Fonctions d’intelligence artificielle : fourniture de transcriptions, de résumés, d’analyses de sentiments et d’autres renseignements assistés par IA lorsque ces fonctions sont activées par le Client.
Gestion des comptes : authentification des utilisateurs, gestion des abonnements et traitement de la facturation.
Amélioration de la plateforme : analyse de données d’utilisation agrégées et dépersonnalisées afin d’améliorer la qualité, la fiabilité et le développement des fonctionnalités du service.
Sécurité et conformité : détection et prévention de la fraude, des abus et des accès non autorisés; respect des obligations légales.
Soutien à la clientèle : réponse aux demandes et résolution des problèmes techniques.

Nous n’utilisons pas les enregistrements d’appels des Clients ni les résultats générés par IA pour entraîner des modèles d’apprentissage automatique, sauf autorisation écrite expresse du Client.

5. Communication des renseignements personnels

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous pouvons communiquer des renseignements personnels aux catégories de destinataires suivantes :

5.1 Sous-traitants ultérieurs et fournisseurs d’infrastructure

Nous faisons appel aux infrastructures tierces suivantes pour héberger et fournir nos services :

Cloudflare, Inc. — diffusion de contenu, protection contre les attaques par déni de service distribué (DDoS) et services de réseau périphérique.
Amazon Web Services (AWS) — Amazon S3 — stockage objet chiffré pour les enregistrements d’appels, les CDR et les données de la plateforme.

L’ensemble des données traitées par ces fournisseurs est stocké au Canada. Nous concluons des ententes de traitement de données avec chacun de ces sous-traitants ultérieurs afin d’assurer un traitement des renseignements personnels conforme à la LPRPDE.

5.2 Prestataires de paiement

Les renseignements de facturation et de paiement sont traités par des prestataires de paiement tiers. EMAK Telecom ne conserve pas de numéros de carte de crédit complets ni d’identifiants bancaires sur ses systèmes.

5.3 Communications légales et réglementaires

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels lorsque la loi l’exige ou le permet, notamment en réponse à une ordonnance judiciaire valide, à une assignation à comparaître ou à une demande des autorités de réglementation canadiennes.

6. Stockage des données et lieu de résidence

L’ensemble des données des Clients — y compris les renseignements de compte, les registres détaillés d’appels, les enregistrements d’appels et les résultats traités par IA — est stocké et traité exclusivement au Canada.

Nous ne transférons pas de renseignements personnels à l’extérieur du Canada, sauf si la configuration explicite d’un Client l’exige et sous réserve de mesures de protection appropriées.

7. Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les fins décrites dans la présente politique ou pour respecter les exigences légales applicables.

Données de compte : conservées pendant la durée de l’abonnement du Client et durant une période raisonnable par la suite à des fins de facturation, de vérification et de conformité légale.
Registres détaillés d’appels : conservés conformément aux paramètres de conservation configurés par le Client ou aux exigences réglementaires applicables.
Enregistrements d’appels : conservés conformément aux paramètres de conservation configurés par le Client. Les Clients peuvent supprimer les enregistrements en tout temps depuis la plateforme.
Résultats générés par IA : conservés pendant la même période que les données sources sous-jacentes, à moins que le Client ne les supprime plus tôt.

À la résiliation d’un compte Client, nous supprimons ou anonymisons l’ensemble des renseignements personnels qui s’y rattachent dans un délai de 90 jours, sauf lorsque la loi exige leur conservation.

8. Mesures de sécurité

Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les renseignements personnels, notamment :

Le chiffrement des données en transit (TLS 1.2 ou supérieur) et au repos (AES-256).
Des contrôles d’accès fondés sur les rôles et l’authentification à plusieurs facteurs.
Des évaluations de sécurité régulières et des tests de vulnérabilité.
La journalisation et la surveillance des accès aux systèmes contenant des renseignements personnels.
Des procédures d’intervention en cas d’incident permettant la détection rapide et la notification des atteintes à la sécurité des données.

9. Droits des personnes en vertu de la LPRPDE

Les personnes disposent des droits suivants à l’égard des renseignements personnels qu’EMAK Telecom détient à leur sujet :

Accès : vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
Rectification : vous pouvez demander la correction de renseignements personnels inexacts ou incomplets.
Retrait du consentement : vous pouvez retirer votre consentement à certaines utilisations de vos renseignements personnels, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles.
Plainte : vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada si vous estimez qu’il a été porté atteinte à vos droits en matière de protection de la vie privée.

Étant donné qu’EMAK Telecom traite la majorité des renseignements personnels pour le compte de ses Clients, les personnes qui sont des utilisateurs finaux ou des participants à un appel doivent adresser leurs demandes en matière de protection de la vie privée au Client EMAK Telecom concerné en premier lieu. Nous collaborerons avec les Clients pour donner suite à ces demandes.

Pour exercer vos droits directement auprès d’EMAK Telecom, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection de la vie privée (voir section 12).

10. Témoins (cookies) et suivi du site Web

Notre site Web peut utiliser des témoins (cookies) et des technologies similaires pour les fins suivantes :

Fonctionnalités essentielles du site et sécurité.
Analyse statistique pour comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site Web.

Nous n’utilisons pas de témoins à des fins de publicité par des tiers. Les visiteurs peuvent gérer leurs préférences en matière de témoins dans les paramètres de leur navigateur.

11. Modifications à la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements apportés à nos pratiques, à notre technologie ou aux exigences légales. Nous informerons les Clients de toute modification importante par courriel ou par l’intermédiaire de la plateforme. La date de « Dernière mise à jour » indiquée au début de la présente politique correspond à la révision la plus récente.

12. Pour nous joindre

Pour toute question, préoccupation ou demande relative à la présente politique de confidentialité ou à nos pratiques en matière de protection de la vie privée, veuillez communiquer avec :

Responsable de la protection de la vie privée
EMAK Telecom Inc.
Courriel : privacy@emak.tech

Adresse
130-10330, ch. de la Côte-de-Liesse
Montréal (Québec) H8T 1A3
Canada