Choisir un nouveau numéro
ou gardez le vôtre
Loi 5, Loi 25 et la téléphonie de votre clinique.
Les messages vocaux, télécopies et enregistrements d’appels de vos patients sont des renseignements de santé. Voici ce que la loi québécoise demande à votre clinique de vérifier avant de choisir un système téléphonique, et nos réponses.
Ce que la loi québécoise demande à votre clinique.
Trois ensembles de règles s’appliquent aux renseignements que traite votre système téléphonique. En termes simples :
Loi 5 · R-22.1
Les renseignements de santé de vos patients
- S’applique aux cliniques dentaires privées depuis le 1er juillet 2024.
- Les messages vocaux, enregistrements, télécopies et textos liés aux soins sont généralement des renseignements de santé.
- Un nouveau système téléphonique exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et figure à votre registre technologique publié.
- Des renseignements conservés à l’extérieur du Québec, autres provinces comprises, exigent d’abord une évaluation.
Art. 77, 78, 106 et 107
Loi 25 · P-39.1
Tout le reste
- Couvre les renseignements personnels qui ne sont pas des renseignements de santé de patients, comme les dossiers du personnel.
- Un responsable de la protection des renseignements personnels.
- Une évaluation avant que des renseignements quittent le Québec.
Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modifiée en 2021
Ordre des dentistes
Les dossiers des patients
- Conserver les dossiers cinq ans après la dernière inscription.
- Consigner au dossier les éléments significatifs des communications avec les patients.
- Préserver le secret professionnel, y compris auprès des personnes et fournisseurs avec qui vous travaillez.
Règlement sur la tenue des dossiers (D-3, r. 16) et code de déontologie
Cette page explique les règles en termes simples. Ce n’est pas un avis juridique : le responsable de la protection des renseignements de votre clinique ou votre avocat a le dernier mot.
Loi 5, article 77
Ce que doit contenir votre contrat avec un fournisseur de téléphonie.
Si un fournisseur conserve des renseignements de patients pour votre clinique, le contrat doit être écrit et contenir ces clauses. Sans elles, la loi prévoit que le contrat est nul.
- Les dispositions de la loi qui s’appliquent aux renseignements.
- Les mesures que prend le fournisseur pour en assurer la confidentialité et la sécurité, et pour ne les utiliser qu’aux fins du contrat.
- Un engagement de confidentialité signé par chaque personne qui peut y avoir accès, avant toute communication de renseignements.
- L’avis, sans retard, de toute violation ou tentative de violation.
- Votre droit de faire toute vérification ou enquête.
- La remise des renseignements, sans frais, sur simple demande.
- La destruction sécuritaire à la fin du contrat.
- L’avis de tout sous-contractant, qui assume les mêmes obligations.
Où se trouve chaque type de renseignement de patient.
Tout est hébergé au Canada. Une partie l’est en Ontario, que la Loi 5 considère comme à l’extérieur du Québec : incluez-la dans l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée de votre clinique.
| Renseignement | Hébergement | Qui peut le consulter | Durée |
|---|---|---|---|
| Enregistrements d’appels et leurs transcriptions | Canada (Québec et Ontario) | Les personnes que vous autorisez; chaque écoute et téléchargement journalisé | Vous décidez |
| Messages vocaux et transcriptions | Canada (Québec et Ontario) | Les personnes que vous autorisez | Vous décidez |
| Télécopies | Canada (Québec et Ontario) | Un accès par personne; chaque consultation et téléchargement journalisé | Vous décidez |
| Historique d’appels, contacts et données du compte | Québec (Beauharnois), sauvegardes au Canada | Les personnes que vous autorisez | Supprimés après votre départ |
Pour votre responsable de la protection des renseignements
Les questions que les cliniques nous posent, et nos réponses.
Ce sont les questions que les cliniques du Québec nous envoient avant de signer, souvent dans un questionnaire fournisseur. Vous les voulez sur papier à en-tête pour votre dossier ? Demandez-les et nous vous les enverrons.
Demander la version écrite-
Où les renseignements sont-ils hébergés ?
Au Canada. Nos bases de données tournent sur des serveurs dédiés que nous gérons nous-mêmes à Beauharnois, au Québec. Les enregistrements d’appels, messages vocaux et télécopies sont hébergés dans des centres de données canadiens, au Québec et en Ontario, et les copies de sauvegarde sont conservées au Canada.
-
Qui possède et exploite l’infrastructure ?
Nous. Notre propre équipe gère les serveurs, les bases de données et la plateforme téléphonique. Nous louons l’hébergement dans des centres de données canadiens (OVHcloud à Beauharnois, entre autres), mais nous n’en confions pas l’exploitation à des tiers.
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Quels sous-traitants peuvent avoir accès aux renseignements ?
Très peu, chacun pour une tâche précise : des fournisseurs canadiens d’hébergement et de stockage, les transporteurs téléphoniques qui acheminent les appels, et des fournisseurs d’IA qui traitent l’audio pour des fonctions comme la transcription des messages vocaux, en vertu d’ententes de traitement des données signées. Demandez-nous la liste complète, avec les noms.
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Et la réceptionniste IA ?
Si vous branchez une réceptionniste IA comme Claio ou Doc Clik, les appels auxquels elle répond sont aussi traités par cette entreprise, selon ses propres conditions. Incluez-la dans l’évaluation de votre clinique et posez-lui les mêmes questions qu’à nous.
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Les renseignements servent-ils à autre chose, comme entraîner l’IA ?
Non. Nous les utilisons uniquement pour fournir votre service téléphonique. Nous n’utilisons pas vos appels, messages vocaux, télécopies ou transcriptions pour entraîner des modèles d’IA.
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Qui peut les consulter, et les accès sont-ils journalisés ?
Seulement les personnes que vous autorisez, chacune avec son propre accès. Chaque fois que quelqu’un ouvre une télécopie, écoute ou télécharge un enregistrement, nous consignons qui, quand, à partir de quelle adresse IP, et s’il s’agissait d’une consultation ou d’un téléchargement. Cela facilite l’analyse annuelle des accès que les cliniques doivent faire, et l’obligation de journalisation annoncée par la Loi 5.
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Comment sont-ils protégés ?
Les appels sont chiffrés en transit : la signalisation avec TLS et l’audio avec SRTP. Les données stockées sont chiffrées au repos.
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Combien de temps sont-ils conservés ?
Aussi longtemps que vous le décidez. Vous fixez la durée de conservation des enregistrements, messages vocaux et télécopies, pour respecter votre politique de tenue des dossiers et les règles de votre ordre professionnel.
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Que se passe-t-il en cas d’incident ?
Nous trouvons la cause, établissons exactement quels renseignements et quels clients ont été touchés, et vous en informons directement, pour que vous puissiez remplir vos propres obligations. Après une panne, nous envoyons un rapport d’incident écrit sur demande.
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Avez-vous la certification SOC 2 ou ISO 27001 ?
Non. Nous préférons le dire plutôt que de laisser croire le contraire, et répondre à vos questions par écrit.
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Que se passe-t-il si nous partons ?
Aucun contrat et aucuns frais de départ. Vos numéros vous suivent. Téléchargez ce que vous devez conserver; nous désactivons ensuite le compte et supprimons ses données, habituellement dans un délai d’environ trois mois, une fois votre transition terminée.
Le système téléphonique derrière ces réponses.
Plus de 300 cliniques dentaires du Québec utilisent EMAK : réceptionniste IA de votre choix, textos, télécopie et appel général, sans contrat.
Loi 5, Loi 25 et cliniques dentaires : questions fréquentes.
La Loi 5 s’applique-t-elle aux cliniques dentaires privées ?
Oui. Depuis le 1er juillet 2024, les cliniques dentaires privées du Québec sont assujetties à la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (RLRQ, c. R-22.1, souvent appelée Loi 5) pour les renseignements de santé de leurs patients.
La Loi 25 s’applique-t-elle encore à notre clinique ?
Oui, pour les renseignements personnels qui ne sont pas des renseignements de santé de patients, comme les dossiers de votre personnel. Les renseignements de santé de vos patients relèvent de la Loi 5.
Choisir un système téléphonique exige-t-il une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ?
Selon la Loi 5, un réseau de télécommunication est un produit ou service technologique. L’acquisition ou la refonte d’un système téléphonique exige donc une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (art. 106), et le système doit figurer au registre technologique que votre clinique publie (art. 107).
L’Ontario est-elle « à l’extérieur du Québec » ?
Oui. Si un fournisseur conserve des renseignements de patients à l’extérieur du Québec, y compris dans une autre province, votre clinique doit d’abord s’assurer qu’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée démontre qu’ils bénéficieraient d’une protection adéquate (Loi 5, art. 78). Nous vous disons exactement où chaque type de données est hébergé pour que vous puissiez la faire.
Les enregistrements d’appels doivent-ils être conservés cinq ans ?
Le règlement des dentistes sur la tenue des dossiers exige de conserver les dossiers cinq ans après la dernière inscription et d’y consigner les éléments significatifs des communications avec le patient. Il ne dit pas que les enregistrements font eux-mêmes partie du dossier : fixez la durée de conservation avec votre responsable de la protection des renseignements. Dans EMAK, c’est vous qui choisissez combien de temps les enregistrements sont gardés.
Utilisez-vous les appels des patients pour entraîner l’IA ?
Non. Nous n’utilisons pas vos appels, messages vocaux, télécopies ou transcriptions pour entraîner des modèles d’IA.
EMAK est-elle certifiée SOC 2 ou ISO 27001 ?
Non, et nous préférons le dire clairement. Nous répondons plutôt par écrit aux questions de votre responsable de la protection des renseignements, à commencer par celles de cette page.
Utiliser EMAK rend-il notre clinique conforme ?
Aucun fournisseur ne peut rendre une clinique conforme : la responsabilité reste celle de votre clinique. Ce que nous faisons, c’est vous donner les réponses et les documents dont vous avez besoin pour votre évaluation et votre contrat.